1. Contitolari del trattamento

Le società italiane del Gruppo Verdalia1, in ottemperanza al D.Lgs. 24/23 si sono dotate di un sistema di gestione delle segnalazioni di Gruppo, definendo un’unica procedura e condividendo i medesimi canali di segnalazione. Con riferimento ai dati personali degli interessati, in ottemperanza alle disposizioni del GDPR, le società italiane del Gruppo Verdalia agiscono in qualità di Contitolari del trattamento e trattano i dati personali degli interessati in modo autonomo o congiuntamente a seconda delle specifiche finalità perseguite e di seguito indicate.

2. Punto di contatto e accordo di contitolarità

Quale punto di contatto viene individuata la società capogruppo VERDALIA BIOENERGY ITALY S.R.L., con sede legale a Segrate, via San Bovio n. 1-3, che può essere contattato inviando un’e-mail a verdaliabioenergy@pec.it. Tra le società del Gruppo è in essere un accordo di contitolarità, il cui estratto può essere richiesto all’indirizzo e-mail di cui

3. Categorie di interessati

Interessato è la persona fisica identificata o identificabile cui si riferisce il dato personale (v. art. 4, par. 1, n. 1 GDPR). Ai fini della presente informativa ex art. 13 GDPR, si considerano quali interessati, e, pertanto, i soggetti cui la presente informativa si rivolge:

• la persona segnalante: la persona fisica che effettua la segnalazione sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
• il facilitatore: una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata e ogni altro soggetto nei confronti del quale deve essere garantita la protezione ai sensi della normativa.
• la persona coinvolta: la persona fisica menzionata nella segnalazione come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata.

4. Oggetto del trattamento

I Contitolari tratteranno i dati personali degli interessati di seguito descritti:

• dati identificativi e di contatto, quali nome e cognome, indirizzo e-mail o numero di telefono.
• dati relativi al rapporto con i Contitolari.
• altri dati che saranno inseriti dalla persona segnalante nella compilazione del form di segnalazione, o riportati verbalmente in caso di segnalazione orale, nonché successivamente acquisiti dai gestori delle segnalazioni nell’ambito dell’attività istruttoria.

Nella gestione delle segnalazioni potrebbero essere oggetto di trattamento dati appartenenti a categorie particolari di dati di cui all’articolo 9 GDPR, nonché dati relativi a condanne penali e a reati ex art. 10 GDPR.

5. Finalità e base giuridica del trattamento

I Contitolari tratteranno i dati personali degli interessati unicamente per le seguenti finalità:

• presa in carico della segnalazione da parte dei gestori.
• invio di eventuali richieste e/o ricezione di riscontro alle richieste inviate dal segnalante e dai gestori della segnalazione.
• gestione istruttoria: esecuzione di verifiche sulla fondatezza della segnalazione.
• gestione dei provvedimenti conseguenti, anche sotto il profilo disciplinare.

La base giuridica dei trattamenti suindicati è rinvenibile nell’adempimento dell’obbligo legale ex art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR come descritto nel D. Lgs. n. 24/2023.

La base giuridica è, altresì, rinvenibile, per ciò che riguarda il trattamento di categorie particolari di dati, nell’articolo 9, par. 2, lett. b) del GDPR in quanto il trattamento è necessario per assolvere agli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nonché nell’articolo 9, par. 2 lett. g) del GDPR in quanto il trattamento è necessario per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base dell’art. 2-sexies del D. Lgs. n. 196/2003.

Il trattamento dei dati giudiziari resosi eventualmente necessario per la gestione della segnalazione ricevuta è legittimo sulla base dell’art. 10 GDPR in correlazione con l’art. 2-octies del D. Lgs. n. 196/2003.

6. Modalità di trattamento e tempi di conservazione

I dati personali degli interessati verranno trattati dai Contitolari ai sensi dell’art. 5 del GDPR e nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza.

I dati personali degli interessati saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a cinque anni dal termine di chiusura dell’istruttoria relativa alla segnalazione. Qualora i Contitolari abbiano documentata necessità di conservare i dati per un periodo superiore a cinque anni (ad esempio nel caso in cui la cancellazione possa compromettere il legittimo diritto di difesa), l’ulteriore conservazione potrà avvenire limitando l’accesso ai dati soltanto ai responsabili della funzione Legale fino a chiusura del relativo contenzioso.

Rimane inteso che i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

In ogni caso, viene assicurata l’adozione di ogni misura tecnica e organizzativa adeguata a garantire la sicurezza dei dati personali ai sensi del GDPR.

7. Destinatari dei dati

I dati personali degli interessati resi accessibili a soggetti interni, appartenenti a funzioni di Gruppo o terze parti che forniscono servizi necessari all’espletamento delle finalità di cui al punto 4, che saranno autorizzati al trattamento dai Contitolari o espressamente designati Responsabili del trattamento.

Si informa, inoltre, la persona segnalante che i dati che la riguardano non possono essere comunicati a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del GDPR e dell’articolo 2-quaterdecies del D. Lgs. n. 196/2003, senza il suo espresso consenso.

Previo espresso consenso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità, inoltre, i dati a lui riferibili possono essere comunicati nell’ambito del procedimento disciplinare instaurato a carico del segnalato, qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato. In caso contrario, la segnalazione non sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare.

Con riferimento alle segnalazioni trasmesse mediante la piattaforma online, si segnala che il fornitore è Born2code Software Labs SL, che è stato debitamente nominato Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR.

8. Trasferimento dei dati

I dati personali degli interessati non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi Extra-UE. Laddove ciò si rendesse, tuttavia, necessario, i Contitolari assicurano sin da ora il rispetto di una delle condizioni di cui al Capo V del GDPR.

9. Diritti degli interessati

In relazione alle finalità di trattamento gli interessati potranno esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti:

1. Diritto di accesso ai dati personali (art. 15 GDPR): ottenere la conferma dell’esistenza o meno di trattamenti di dati personali che La riguardano, nonché di ottenere una copia dei suddetti dati;
2. Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano e l’integrazione dei dati personali incompleti o la cancellazione;
3. Diritto alla cancellazione (art. 17 GDPR): ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione, senza ingiustificato ritardo, dei dati che La riguardano, nei casi previsti dal GDPR;
4. Diritto di limitazione del trattamento (art. 18 GDPR): ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento, nei casi previsti dal GDPR;
5. Diritto alla portabilità (art. 20 GDPR): ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che La riguardano e di ottenere che gli stessi siano trasmessi ad altro. Titolare senza impedimenti, nei casi previsti dal GDPR;
6. Diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo (art. 77 GDPR): proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Si precisa che le richieste formulate da ogni interessato potranno essere oggetto di diniego nei casi previsti dalla normativa vigente. In ogni caso, i Contitolari del trattamento forniranno un riscontro all’interessato entro trenta giorni dal ricevimento della richiesta, eventualmente dando evidenza delle ragioni del diniego. I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del D.

Lgs. n. 196/2003. Un caso che giustifica il diniego è quello in cui l’esercizio di tali diritti possa procurare un pregiudizio effettivo e concreto per lo svolgimento delle investigazioni difensive connesse alla gestione delle segnalazioni o per l’esercizio del diritto in sede giudiziaria da parte dei Contitolari e/o di terzi limitatamente a tale periodo di tempo.

10. Modalità di esercizio dei diritti e comunicazioni

Per l’esercizio dei diritti di cui al paragrafo che precede è possibile utilizzare i canali di segnalazione previsti dalla Whistleblowing Policy – Allegato A – Disposizioni specifiche valide per Verdalia Bioenergy Italy S.r.l. e società controllate.

AGRICOLA S.R.L., con sede legale a Segrate, via San Bovio 1-3, BIO SOLE SOCIETA’ AGRICOLA S.R.L., con sede legale a Segrate, via San Bovio 1-3, BIO TRE PONTI SOCIETA’ AGRICOLA S.R.L., con sede legale a Segrate, via San Bovio 1-3, BIO VEROLA SOCIETA’ AGRICOLA S.R.L., con sede legale a Segrate, via San Bovio 1-3, CH4 GOTTOLENGO SOCIETA’ AGRICOLA S.R.L., con sede legale a Segrate, via San Bovio 1-3, GAMBARESCA SOCIETA’ AGRICOLA S.R.L., con sede legale a Segrate, via San Bovio 1-3; 2 BIO S.R.L., con sede legale a Segrate, via San Bovio 1-3 4 BIO S.R.L., con sede legale a Segrate, via San Bovio 1-3, VBI AGROMECCANICA S.R.L., con sede legale a Segrate, via San Bovio 1-3, VBI SERVICE S.R.L., con sede legale a Segrate, via San Bovio 1-3, VBI SOCIETA’ AGRICOLA S.R.L., con sede legale a Segrate, via San Bovio 1-3, VERDALIA BIOENERGY PLEDGECO ITALY S.R.L., con sede legale a Segrate, via San Bovio 1-3, VERDALIA BIOENERGY ASSETS ITALY S.R.L., con sede legale a Segrate, via San Bovio 1-3, VERDALIA BIOENERGY PLEDGE2 ITALY S.R.L., con sede legale a Segrate, via San Bovio 1-3, VERDALIA BIOENERGY PROJECT ITALY S.R.L., con sede legale a Segrate, via San Bovio 1-3., SMARTGREEN24 S.R.L., con sede legale a Segrate, Via San Bovio 1/3 SMARTGREEN03 S.R.L. con sede legale a Segrate, Via San Bovio 1/3, BIOCELL S.R.L. con sede legale a Segrate, Via San Bovio 1/3, CH4 MARMIROLO S.R.L. con sede legale a Segrate, Via San Bovio 1/3, CH4 VIGASIO S.R.L. con sede legale a Segrate, Via San Bovio 1/3, CH4 LA SCALA S.R.L. con sede legale a Segrate, Via San Bovio 1/3, CH4 MOZZECANE SR.L., con sede legale a Segrate, Via San Bovio 1/3.